NL: Workspaces & Partitions in Marketo: Een introductie

September 4, 2018 Silke Snyers

Vele marketing automation platformen bieden één grote werkplek aan met daaraan gekoppeld één grote marketingdatabase. Alle assets (lijsten, programma’s, e-mails, landingspagina’s) zijn makkelijk bereikbaar en met de juiste folderstructuur en naming conventies kunnen gebruikers makkelijk aan hun assets en contactgegevens. In dergelijke omgevingen hebben alle gebruikers ook alle toegangs-en beheersrechten. Zij kunnen dus makkelijk alle assets manipuleren (creëren, wijzigen, verwijderen…). Dit kan perfect werken, maar deze situatie kan ook snel uit de hand lopen.

De risico’s van ondeelbaarheid

Grotere organisaties kunnen omwille van verschillende redenen nood hebben aan het opsplitsen van zowel contactgegevens als assets. Dit is bijvoorbeeld zo wanneer de assets erg van elkaar verschillen voor verschillende departementen of vestigingen (bv. omwille van geografische redenen), men toegang tot gegevens wil beperken voor bepaalde gebruikers of wanneer privacy maatregelen het niet toestaan gegevens centraal ter beschikking te stellen.

Niet elk “MAP” laat het opsplitsen van assets en het beperken van toegangsrechten toe, waardoor ze niet echt geschikt zijn voor grote ondernemingen. Wel kan men verschillende instances naast elkaar laten lopen, maar dit veroorzaakt dan weer vele problemen op het vlak van data duplicatie, CRM-integratie en data governance en doet de kosten stijgen.

Dit is vaak een wezenlijk verschil tussen de ‘enterprise’ class MAPs en de SMB georiënteerde oplossingen.

In dit artikel gaan we na hoe Marketo, een toonaangevende enterprise-class aanbieder van MAP-oplossingen, voorgaande uitdaging oplost daar zij beschikt over workspaces en partitions. We tonen aan de hand van het platform zelf aan hoe een en ander in elkaar zit zodat u tegelijk ook een goed beeld krijgt van wat er nodig is. U zal merken dat de configuratie relatief eenvoudig is. De complexiteit zit hem in het voorbereidende werk. Net zoals het bepalen van de naming conventions is het ook hier van belang dat men bezint eer men begint. Hulp van externe partijen is aangewezen.

Wat zijn Marketo workspaces?

Workspaces kunnen letterlijk gezien worden als aparte “werkplekken” in Marketo die eigen assets als lijsten, programma’s, e-mails, landingspagina’s… bevatten. Binnen deze workspaces kan je vervolgens marketingactiviteiten gaan opzetten. Elke Marketo instance heeft een default workspace. Nieuwe workspaces kunnen als volgt eenvoudig aangemaakt worden in de admin sectie:

Stap 1: Ga naar de admin sectie en selecteer “workspaces & partitions”



Stap 2: Klik op “new workspace”



Stap 3: Geef uw workspace een naam, kies bijhorende partitions (zie verder) en klik "create"

Elke workspace kan gebruikt worden door verschillende gebruikers (users), en elke gebruiker kan gebruik maken van verschillende workspaces. In de admin sectie kan bepaald worden welke gebruikers toegang hebben tot welke workspaces. Wanneer je de workspaces hebt opgezet kan je dit als volgt doen:

Stap 1: Ga in de admin sectie naar “users & roles”

Stap 2: Kies de gebruiker die u bepaalde workspaces wil toewijzen

Stap 3: Duid de workspaces aan die u wil toewijzen aan de geselecteerde gebruiker en klik op save

In de meeste “MAPs” wordt er dus met één werkplek gewerkt, daar zij niet over deze feature beschikken. In vele gevallen is het echter wel interessant, zeker bij grote bedrijven, om een onderscheid te maken op basis van product, locatie, businessunits, etc. Zo kan men eenvoudig overzicht behouden over de verschillende marketingacties en assets en kan men bevoegdheden bepalen. Workspaces laten toe dat verschillende groepen samen kunnen werken in één Marketo instance zonder aan elkaars werk te komen.

Ook is het mogelijk om slechts een deel van de volledige database ter beschikking te stellen aan de workspaces door het gebruik van lead partitions, waar we in volgend stuk dieper op ingaan.

Het is mogelijk dat uw Marketo instance niet standaard over “workspaces & partitions” beschikt. Indien dit het geval is en u toch gebruik wil maken van deze functionaliteit kan u contact opnemen met uw Marketo vertegenwoordiger.

Tot hier toe is een en ander relatief eenvoudig. Meer complex wordt het als men het heeft over de wijze waarop contactgegevens bereikbaar zijn voor gebruikers.

Wat zijn Marketo lead partitions?

Workspaces hebben toegang tot lead partitions. Lead partitions stellen telkens een deel van de database voor en zijn “mutually exclusive”. Dit wil zeggen dat leads slechts kunnen voorkomen in één lead partition en enkel verplaatst kunnen worden naar een andere partition doormiddel van uitdrukkelijke instructies. Hoewel het zo lijkt, zit een lead partition niet in een bepaalde workspace maar staat het er los van. Er is ook maar één database. De lead partitions zijn dus geen aparte databases. Je kan één of meerdere partitions toewijzen aan één workspace of verschillende workspaces toewijzen aan één partition.

De volgende configuraties van uw Marketo instance zijn mogelijk:

  • Één workspace aan één partition

  • Één workspace aan verschillende partitions

  • Meerdere workspaces aan één partition

  • Verschillende workspaces aan verschillende partitions

Een schematisch voorbeeld kan de werking van workspaces & lead partitions verduidelijken:

In dit schema is duidelijk te zien hoe een user kan toegewezen worden aan één of meerdere workspaces, hoe workspaces één of meerdere users kunnen hebben en hoe lead partitions toegewezen kunnen worden aan één of meerdere workspaces. De admin user heeft toegang tot alle workspaces en de default workspace heeft toegang tot alle partitions (aangewezen). Alle partitions maken deel uit van de database. In dit voorbeeld heeft user 4 bijvoorbeeld geen zicht op de marketingactiviteiten van workspace 1 en 2 en kan hij geen acties uitvoeren op de leads die in lead partitions 1 en 2 zitten.

Het aanmaken van lead partitions gebeurt als volgt:

Stap 1: ga zoals hierboven getoond in de admin sectie naar “workspaces & partitions”

Stap 2: ga naar de lead partitions tab en klik op “new person partition”

Stap 3: geef de partition een naam en duid de workspaces aan

Leads kunnen toegewezen worden aan partitions doormiddel van het invullen van een formulier. Wanneer een lead een formulier invult in een bepaalde workspace, zal deze gecreëerd worden in de default partition van deze workspace.

Ook doormiddel van zogenaamde flow actions kan met leads toewijzen aan partitions. Dit wordt vaak gebruikt wanneer men in het geval van een “form fill” wil dat de lead aan een andere dan de default partition wordt toegewezen. Leads toevoegen aan de partitions die gecreëerd werden door middel van het CRM of API’s kan door middel van assignment rules, zoals hieronder beschreven.

Stap 1: Ga in de admin sectie naar de sectie “Person Partitions” zoals eerder beschreven en klik op assignment rules

Stap 2: Klik op add choice



Step 3: Stel de conditie in waaraan leads moeten voldoen om toegevoegd te worden aan de lead partition


Stap 4: Selecteer de partition waaraan de leads moeten worden toegevoegd


Door gebruik te maken van workspaces wordt het dus erg makkelijk om orde te scheppen in uw marketing automation platform en kan u, indien gewenst, ook een zekere veiligheid inbouwen door middel van lead partitions. Zo kan u bijvoorbeeld afdwingen dat de Amerikaanse divisie geen e-mails kan sturen naar Europese contacten.

Omwille van deze functionaliteit biedt Marketo een erg groot voordeel ten opzichte van kleinere spelers die deze functionaliteit niet aanbieden. Wel is het zo dat wanneer u gebruik maakt van lead partitions deze structuren goed doordacht moeten worden. Je wil privacy en veiligheid inbouwen en schermt daardoor zaken af, maar je wil eveneens dat de juiste mensen bereikt kunnen worden. Workspaces en lead partitions kunnen, wanneer ze goed opgezet worden, enorm veel voordelen opleveren en tijdbesparend zijn in de toekomst.

Facts & Best Practices

1) Het delen van assets

  • De opdeling van workspaces en partitions betekent niet dat je alle assets apart moet creëren voor elke workspace. Via shared folders kunnen assets makkelijk tussen verschillende workspaces gedeeld worden.

2) Default workspace

  • Elke Marketo instance beschikt over een default workspace die men niet kan verwijderen. Gebruikers van de default workspace hebben toegang tot de leads, programma’s en assets van de andere workspaces. Het is aangewezen in de default workspace een centraal lead partition routing system te voorzien, als back up van de admin lead partition router.

3) Segmentering

  • Elke Marketo subscriptie kan 20 segmenten bevatten over de verschillende workspaces en dus niet 20 per workspace. Je kan deze segmenten ook alleen delen met de workspaces waar je toegang tot hebt.

4) Forms

  • Wanneer een formulier wordt ingevuld in een bepaalde workspace zal de lead zich enkel in de bijhorende default partition bevinden

5) Center of excellence

  • Maak een ‘center of excellence’ workspace zonder lead partition waar alle master program templates in gedeeld worden. Door toegang te geven aan alle marketers kunnen zij deze eenvoudig clonen. 6) Alle assets en folders moeten een unieke naam hebben doorheen de instance. Wanneer gebruikers niet alle assets en folders kunnen zien kan dit voor problemen zorgen. Zorg daarom voor naming conventies.

Use cases

Ten slotte kunnen enkele typsiche use cases de werking en voordelen van workspaces en lead partitions verduidelijken

Case 1: Regionale divisies
Stel dat uw bedrijf actief is in verscheidene landen en dat het werk verdeeld is volgens Americas, EMEA en Azië. Uw marketing en sales team werkt echter per regio. In dat geval wil je misschien workspaces opzetten per regio of land afhankelijk van de grootte of mate van belangrijkheid.

Case 2: aparte business units en divisies
Een andere mogelijkheid is om elke businessunit een aparte workspace te geven. Je zou dan één lead partition kunnen koppelen aan deze workspace. Dit is enkel geschikt wanneer er weinig cross-selling mogelijkheden zijn. Wanneer dit wel het geval is, is het eenvoudiger gebruik te maken van één gezamenlijke partition.

Case 3: Beperk toegang tot data, privacy redenen
Omwille van privacy redenen zullen sommige bedrijven de toegang van beschikbare data van een bepaald land moeten beperken tot de marketers van dat land. Dit betekent niet dat de data zelf fysiek aanwezig dient te zijn in deze landen, enkel de toegang is voldoende. Men kan dan aparte lead partitions maken voor de gegevens die afgeschermd dienen te worden.

Case 4: Test omgeving
Wanneer je geen sandbox hebt kunnen workspaces een goede manier zijn om een testomgeving op te zetten. Je wijst dan geen lead partitions toe aan deze workspace of een test partition.

Hoewel het vormen van workspaces en lead partitions eenvoudig lijkt, is het belangrijk goed na te denken over de structuur en alle regels in acht te nemen alvorens ze te implementeren. Eens ze opgezet zijn, kan het lastig zijn om ze te verwijderen omdat er dan assets verloren kunnen gaan en omdat er mogelijks campagnes onderbroken moeten worden. Stel uzelf eerst de vraag of workspaces en lead partitions noodzakelijk zijn binnen uw organisatie.

Bron afbeeldingen : http://docs.marketo.com

Previous Article
Marketing Nation Summit 2017 Recap
Marketing Nation Summit 2017 Recap

The Engagement Economy has been the buzzword of this 2017 summit. The idea behind this notion is that in ou...

No More Articles