Maîtrisons les bases : nos 9 conseils pour l'organisation d'évènements virtuels

Nous avons promis de partager des idées et des conseils sur la façon dont vous pourriez organiser des évènements virtuels de manière unique, et nous le ferons (assurez-vous que vous êtes abonnés pour lire les nouveaux articles !). Mais avant tout, vous devez comprendre les bases, car sinon vous aurez du mal à trouver un public qui vous prendra au sérieux et qui sera impressionné par votre évènement !

Voici les 9 principes à suivre dans le domaine de l'évènementiel virtuel qui vous aideront à créer une base solide qui assurera le succès de votre évènement virtuel. D'ailleurs, si vous souhaitez approfondir vos connaissances et en apprendre davantage, assurez-vous d'être inscrit pour recevoir les liens aux futurs articles de blog !

1. Comprendre les principes de base
2. Concevoir où se trouve votre public dans le parcours de l'acheteur
3. Incorporer l’ABM (pour les spécialistes du marketing B2B)
4. Décider du type d'évènement et de la méthode de partage appropriée
5. Sélection et intégration des plates-formes
6. Organiser et exécuter un programme d'évènements engageant
7. Établir des politiques claires et des backups fiables
8. Mise en place d'une stratégie de marketing automation
9. Marketing avec les sponsors, les réseaux sociaux et les collaborations stratégiques


Photo de Chris Montgomery

 1. Comprendre les principes de base

Nous avons identifié six piliers fondamentaux dans la conception d’un évènement virtuel qui peuvent déterminer si « ça passe ou ça casse ». Nous appelons cela une « recette à 6 ingrédients » pour assurer le succès du marketing évènementiel. On dit que c’est une recette parce que tous les ingrédients doivent être incorporés ensemble pour obtenir le meilleur résultat.

2. Concevoir où se trouve votre public dans le parcours de l'acheteur

Nous voulions séparer ce point du diagramme ci-dessus car il est souvent négligé. Cet aspect est particulièrement important pour les spécialistes du marketing B2B car le parcours de l'acheteur est généralement plus complexe (ou, du moins, prend beaucoup plus de temps) par rapport à son homologue B2C. Néanmoins, il reste pertinent pour les deux.

Il existe de nombreuses variantes du parcours de l'acheteur, mais aujourd'hui, nous allons nous plonger dans une adaptation de la visualisation de Sirius Decisions, qui sépare le parcours de l'acheteur en trois parties : la découverte, la considération et la décision.

L'étape de "découverte"

Ce public cherche à mieux comprendre son problème, à développer des points de vue plus profonds et à s'engager à améliorer sa situation. Les spécialistes du marketing évènementiel ne doivent donc pas se présenter comme des vendeurs acharnés criant : « Achetez-moi ! Je suis meilleur que tout le monde ! » (beaucoup trop insistant, sans rapport et biaisé). Au lieu de cela, faites en sorte qu'ils se sentent compris. Se positionner en tant que source d'informations fiables et de leadership crédible. Cela peut se faire en faisant appel à des experts de l'industrie (par exemple, des professeurs, des professionnels chevronnés, des cadres supérieurs). Le public ne va pas acheter des solutions pour des problèmes s’il n’est pas sûr d’être confronté à ces problèmes. Et souvent, les gens ont besoin d'aide pour comprendre leurs propres problèmes. Vous pouvez les aider à s’en rendre compte. 

 L'étape de "considération"

Ce public a fait ses devoirs sur son problème. Maintenant, il veut des solutions. Ces individus ne recherchent pas encore nécessairement une marque ou un fournisseur de solution spécifique. Premièrement, ils veulent une image de l'écosystème dans son ensemble : quelles sont les options disponibles ? Si, par exemple, vous fabriquez des vélos, vous ne proposez qu'une seule option parmi toutes les autres options dans le cadre du système de transport plus large. Par exemple, au lieu d'un vélo, je pourrais acheter ma propre voiture, prendre les transports en commun ou même marcher. À ce stade, vous devez montrer au public la valeur incroyable de vos vélos dans un monde rempli de voitures, de bus et de voies piétonnes.

L'étape de "décision"

Ce public comprend déjà à la fois son problème et le type de solution qu'il souhaite. Maintenant, il recherche la bonne entreprise qui peut leur offrir la solution souhaitée. C'est ici que vous pouvez faire la promotion de votre entreprise et mettre en avant les éléments qui la démarquent. Comment votre évènement indiquera-t-il que ce que vous proposez est meilleur que ce que propose le voisin ? Quelles propositions de valeur uniques pouvez-vous apporter ? 

Sachez où se situe votre public à la fois dans le parcours de l'acheteur, puis commencez à concevoir votre évènement autour de ces connaissances.


Photo de You X Ventures

 3. Incorporer l'ABM (pour les spécialistes du marketing B2B)

Pour les spécialistes du marketing B2B, il est essentiel d'incorporer l’account based marketing (ABM) aux trois étapes du parcours de l'acheteur. Nous en parlerons plus en détail dans un article de blog séparé, mais pour l'instant, nous allons garder les choses simples :

N'oubliez pas que le succès de votre évènement n'est pas nécessairement déterminé par le nombre de personnes présentes. Ce qui est beaucoup plus important, c'est l’amabilité des personnes présentes, en particulier en ce qui concerne leurs rôles au sein ou en relation avec l ‘ « équipe d'achat » de leur organisation. Comment pouvez-vous engager les participants d'une manière qui ne capte pas seulement leur attention individuelle, mais qui attire également l’attention de leurs collègues et leurs supérieurs ? En d'autres termes, pensez à l’account plutôt qu'au responsable ou à l'individu seuls. Comment pouvez-vous créer un lien entre les différentes parties prenantes d’une entreprise qui prennent réellement les décisions d'achat ?

4. Décider du type d'évènement et de la méthode de livraison appropriés 

Il existe plusieurs types d'évènements virtuels : webinaires, ateliers, évènements groupés (concerts, performances live, etc.), etc. Pour décider lequel vous convient le mieux, pensez d’abord aux bons vieux « objectifs SMART » :

  • Specific / Spécifique
  • Measurable / Mesurable
  • Achievable / Réalisable
  • Relevant / Pertinent (par rapport à vos objectifs ou vision d'entreprise plus larges)
  • Time-bound / Limité dans le temps (basé sur une certaine période).

Une fois que vous les avez définis, vous pouvez mieux choisir à la fois le bon type d’évènement et la bonne méthode de diffusion. Il existe généralement deux types de méthodes de diffusion : la diffusion en direct et les vidéos à la demande (VOD). Il est également possible d'essayer d'obtenir le meilleur des deux méthodes avec une approche hybride. Par exemple, en réutilisant le contenu en direct en de plus petits morceaux pour une visualisation à la demande plus tard.

Voici une liste des principaux avantages et inconvénients de la diffusion en direct et de la VOD :

5. Selecting and integrating platforms

Il existe de nombreuses plates-formes d'évènements virtuels parmi lesquelles choisir, et encore une fois, le bon choix dépendra grandement de vos objectifs spécifiques. Mais pour ne rien manquer, voici d'autres considérations clés :

  • Alignement avec le type d'évènement souhaité
  • Adaptation aux évènements futurs
  • Données et capacités de reporting
  • Design et image
  • Fonctionnalités d'engagement (sondages, questions, téléchargements de ressources)
  • Traductions multilingues
  • Affiliations et plug-ins tiers
  • Accessibilité de l'audience et facilité d'utilisation pour les spectateurs
  • Capacités de support client
  • ​Tarifs et forfaits


Photo de Sam McGhee


6. Organizing and executing an engaging event agenda

Votre évènement virtuel doit également disposer d'une gamme d'outils d'engagement avec lesquels le public peut interagir. Voici quelques exemples de base à intégrer dans votre événement :

  • Sections où le public peut discuter en direct avec votre équipe d'assistance, poser des questions et répondre à des sondages
    • Conseil : demandez à une ou deux personnes de travailler dans les coulisses pour classifier les questions reçues en différents thèmes, de sorte que, lorsqu'il est temps pour l'hôte de répondre à ces questions plus tard, il puisse le faire de manière organisée et transparente
  •  Ressources à télécharger
    • Conseil : assurez-vous d’obtenir autant de données de prospects et d'engagement que possible (par exemple, le nombre de personnes qui ont cliqué sur le lien X) à des fins d'analyse et de programmes futurs.
  •  Incitatifs et cadeaux intéressants
    • Pour gagner des prix, des coupons, des réductions, des certificats, un accès privilégié
    • Pour apprendre des conférenciers et animateurs convaincants
  • Autres conseils d'engagement
    • Embaucher des artistes ou des musiciens pour les temps d'attente ou les pauses
    • Héberger des jeux (par exemple, des sessions de trivia) ou établir des partenariats avec des fournisseurs de jeux virtuels
    • Envisagez des options multilingues (si applicables à votre public)
    • Organisez des blogs en direct pour accueillir ceux qui ne peuvent pas rejoindre l'évènement mais qui aimeraient en savoir plus
    • Incorporer des arrêts horaires basés sur des sujets (idéal pour la VOD plus tard, par exemple si les gens veulent sauter)

Pour plus de conseils sur la façon d'engager le public de manière plus efficace et unique lors d'évènements virtuels, consultez notre prochain article de blog !


Photo by Alex Haney

7. Establishing clear policies and reliable back ups

Il y a toujours un risque que quelque chose d'inattendu se produise et vous oblige à annuler ou à reporter votre évènement à la dernière minute. Il est aussi possible que pendant l’évènement quelque chose n’aille pas avec votre Internet ou votre plate-forme, et vous êtes alors obligé de faire des changements. Soyez prêt : ayez une copie pour un e-mail d'excuses ; sauvegarder les plates-formes, les hôtes et les activités ; ayez une politique de remboursement claire ; etc.

Cela semble basique, mais ces choses sont souvent négligées. Surtout si vous êtes pressé de mettre un évènement en place !

8. Setting up a marketing automation strategy: from pre- to post-event

La planification d'événements et le marketing automation vont de pair. De l’enregistrement au message de remerciement final, vous devez obtenir les données des prospects et déployer des communications pertinentes tout au long du processus.

 

9. Marketing with sponsors, social media, and strategic collaborations

  • Faites passer le message sur les réseaux sociaux avant, pendant et après votre évènement
  • Construire des relations stratégiques avec les collaborateurs et sponsors
  • Tirez parti des promotions croisées pour co-dynamiser l'image de marque avec vos partenaires
  • Assurez-vous que le contenu est partageable après l'évènement
    • Découpez le contenu de votre évènement en petits morceaux, peaufinez-les en post-production si possible et publiez-les en tant que contenu à la demande
    • Ne vous limitez pas à la publication de votre contenu réutilisé sur un seul hub de contenu qui n’est pas toujours là où votre public « vit » ou interagit. Rencontrez-les là où ils se trouvent et publiez des informations pertinentes sur une variété de points de contact (par exemple sur plusieurs pages de votre site Web et pas uniquement sur une seule)


Photo by Rodion Kutsaev

Et voilà ! Ce sont nos 9 conseils à suivre pour les spécialistes du marketing évènementiel afin de planifier et exécuter des évènements. Si vous pensez que nous avons manqué quelque chose, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! Nous sommes à l’écoute et prenons en compte les commentaires constructifs - nous serions ravis de savoir ce que vous avez à dire.

Et, si vous souhaitez approfondir et découvrir comment engager le public de manière plus efficace et plus unique lors d’évènements virtuels, consultez nos prochains articles sur notre blog !

About the Author

Kyra Albano

Amsterdam-based MarTech consultant passionate about the optimisation of technology, cross-cultural communications, and business strategy towards a better future. When I’m not busy working I love to to surf, write, and explore all sorts of new places!

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